Tradurre correttamente un atto non sempre basta. Per utilizzarlo all’estero occorre verificare firme, formalità e corretta sequenza della procedura.
Chi deve utilizzare un documento italiano all’estero, o presentare in Italia un atto formato in un altro Paese, scopre spesso che una traduzione impeccabile può non essere sufficiente.
Un certificato di nascita, una sentenza, una procura notarile o un titolo di studio possono essere tradotti correttamente e, nonostante questo, essere respinti dall’autorità destinataria. Il problema, in questi casi, non è linguistico. Riguarda la validità formale dell’atto, l’autenticità delle firme e il rispetto della procedura prevista. È qui che entrano in gioco asseverazione, Apostille e legalizzazione, istituti distinti che non devono essere confusi e, soprattutto, non possono essere applicati automaticamente.
Traduzione, asseverazione e Apostille hanno funzioni diverse
La prima distinzione riguarda la funzione di ciascun procedimento.
La traduzione trasferisce correttamente il contenuto da una lingua all’altra.
L’asseverazione, invece, collega la traduzione a un verbale di giuramento secondo la procedura prevista dall’ordinamento italiano.
L’Apostille e la legalizzazione intervengono su un piano diverso. Non certificano la correttezza linguistica del testo e neppure la veridicità del contenuto dell’atto.
Servono ad attestare l’autenticità della firma del pubblico ufficiale, la qualità nella quale questi ha agito e, ove previsto, l’identità del sigillo o del timbro.
È una differenza tecnica, ma fondamentale nella pratica. Prima di domandarsi come tradurre un documento occorre capire quale valore dovrà assumere e davanti a quale autorità sarà presentato.
Quando si utilizza l’Apostille
L’Apostille deriva dalla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 e sostituisce, nei rapporti tra gli Stati per i quali la Convenzione è applicabile, la più articolata legalizzazione diplomatica o consolare.
L’autorità competente dello Stato di origine certifica la firma presente sull’atto pubblico mediante una formalità standardizzata. Il documento può così circolare nello Stato destinatario senza il successivo intervento della rappresentanza diplomatica o consolare previsto dalla legalizzazione ordinaria.
Un principio merita particolare attenzione. L’Apostille viene rilasciata nello Stato dal quale proviene il documento pubblico. Un’autorità italiana, pertanto, non può apostillare la firma di un pubblico ufficiale straniero.
Quando la Convenzione dell’Aja non è applicabile e non esistono accordi che prevedano esenzioni o procedure differenti, può invece rendersi necessaria la legalizzazione consolare, con il coinvolgimento dell’autorità nazionale competente e della rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato di destinazione.
Nell’Unione europea l’Apostille non è sempre necessaria
Non è corretto affermare che qualsiasi documento destinato all’estero debba necessariamente essere apostillato.
Il Regolamento (UE) 2016/1191, applicabile dal 16 febbraio 2019, ha eliminato l’obbligo di Apostille per determinate categorie di documenti pubblici che circolano tra gli Stati membri dell’Unione europea.
La semplificazione interessa, tra gli altri, alcuni documenti relativi a nascita, morte, matrimonio, divorzio, filiazione, adozione, domicilio, residenza, cittadinanza e assenza di precedenti penali.
Questo regime, tuttavia, riguarda l’autenticità del documento e non comporta automaticamente il riconoscimento dei suoi effetti giuridici nello Stato destinatario. La verifica della specifica pratica rimane quindi indispensabile.
Prefettura e Procura hanno competenze differenti
In Italia la competenza dipende dalla natura dell’atto e dalla firma da autenticare.
In linea generale, la Prefettura interviene per gli atti amministrativi, come numerosi certificati rilasciati da Comuni, istituzioni scolastiche, università e altre pubbliche amministrazioni.
La Procura della Repubblica è invece competente, nell’ambito previsto dalla normativa, per gli atti giudiziari e notarili e per le firme relative ai verbali di asseverazione delle traduzioni.
La questione da chiarire, quindi, non è semplicemente dove ottenere l’Apostille, ma quale firma debba essere autenticata e quale autorità sia competente per quella firma.
L’ordine delle operazioni è parte della procedura
È uno degli aspetti che può generare gli errori più onerosi. Quando sono necessari più adempimenti, infatti, non basta completarli tutti. Occorre rispettarne la sequenza.
Se un documento straniero destinato all’Italia necessita dell’Apostille, questa deve essere ottenuta nel Paese di origine prima che il fascicolo venga definitivamente predisposto in Italia. Analogamente, quando un documento italiano deve essere utilizzato all’estero, occorre verificare preventivamente se l’atto originale debba essere apostillato o legalizzato prima della traduzione.
La ragione è concreta. Il traduttore deve poter lavorare sull’intero documento così come dovrà essere presentato, comprese le formalità, i timbri e le attestazioni che ne fanno parte.
Nei casi in cui anche il verbale di traduzione asseverata debba produrre effetti all’estero, può essere necessaria una successiva Apostille o legalizzazione della firma del pubblico ufficiale competente. L’autenticazione dell’originale e quella relativa alla traduzione svolgono, dunque, funzioni differenti.
La verifica deve precedere la traduzione
Per questo considero poco prudente iniziare una pratica internazionale partendo immediatamente dal testo da tradurre.
Occorre prima conoscere il Paese di emissione, quello di destinazione, la natura dell’atto, l’autorità che lo ha rilasciato e l’uso concreto che ne verrà fatto. Bisogna poi verificare l’applicabilità della Convenzione dell’Aja, eventuali esenzioni, la necessità dell’asseverazione e le richieste specifiche dell’ente destinatario.
È questo controllo preliminare, spesso invisibile a chi riceve il fascicolo finito, a rendere realmente solida la procedura.
Presso lo Studio della Dott.ssa Maria Scapolatiello, la traduzione viene quindi considerata all’interno del percorso documentale nel quale dovrà operare. Quando un atto attraversa ordinamenti giuridici differenti, infatti, la precisione linguistica è indispensabile, ma non può essere separata dalla correttezza formale.
Una buona traduzione deve restituire esattamente il contenuto dell’originale. Una pratica ben costruita deve anche arrivare all’autorità destinataria nella forma in cui quell’autorità può effettivamente accettarla.
