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Documenti, certificazione e requisiti da conoscere per capire come funziona una traduzione certificata e quando può essere utilizzata all’estero. Quando un diploma, un certificato o un documento professionale e amministrativo deve essere presentato all’estero, può essere richiesta una traduzione certificata, quella che nei Paesi anglofoni viene generalmente indicata come certified translation.
Ma cosa viene certificato esattamente? E, soprattutto, quando una traduzione può essere considerata idonea per essere presentata a un’università, un datore di lavoro, un organismo professionale o un’autorità straniera?
La questione merita attenzione. Una traduzione certificata non consiste semplicemente nel tradurre correttamente un documento. Alla traduzione viene associata una specifica dichiarazione di accuratezza, attraverso la quale il professionista si identifica e attesta la fedeltà del testo tradotto rispetto al documento originale.
Cos’è una traduzione certificata
La traduzione certificata è una traduzione professionale accompagnata da una dichiarazione, generalmente denominata Certificate of Accuracy o Certification of Translation Accuracy, che attesta l’accuratezza e la completezza del lavoro eseguito.
In sostanza, il traduttore non consegna soltanto il testo nella lingua richiesta, ma dichiara formalmente che la traduzione rappresenta in maniera fedele il contenuto del documento di partenza.
Ed è una differenza sostanziale.
Quando traduciamo documentazione destinata a un utilizzo ufficiale, infatti, non è sufficiente che il testo «suoni bene» nella lingua di arrivo. Nomi, date, qualifiche, denominazioni degli enti, titoli accademici, timbri, annotazioni e formule amministrative devono essere riprodotti con particolare attenzione, evitando interpretazioni che possano modificare il significato dell’originale.
Cosa contiene la certificazione
Non esiste un modello universale valido per qualsiasi Paese e qualsiasi istituzione.
I requisiti vengono stabiliti dall’organizzazione che dovrà ricevere la documentazione.
Normalmente una certificazione può contenere:
Il Regno Unito offre un esempio particolarmente chiaro. Le indicazioni del Governo britannico prevedono, per la certificazione di una traduzione, una dichiarazione che confermi che il testo costituisce una traduzione vera e accurata dell’originale, accompagnata dalla data, dal nome completo e dai contatti del traduttore.
Altri organismi possono richiedere elementi ulteriori. Il Nursing and Midwifery Council britannico, ad esempio, stabilisce specifici requisiti per le traduzioni dei documenti presentati nell’ambito delle proprie procedure professionali.
La regola, quindi, è semplice: prima si controllano le prescrizioni dell’ente destinatario e soltanto dopo si prepara la certificazione.
Quali documenti possono essere tradotti e certificati
La traduzione certificata trova largo impiego nella documentazione destinata all’estero, soprattutto in ambito accademico e professionale.
Può essere utilizzata per:
- Diplomi e pergamene di laurea;
- Certificati degli esami sostenuti;
- Transcript;
- Pagelle scolastiche;
- Programmi universitari;
- Curriculum vitae.
- Lettere di referenza;
- Contratti di lavoro;
- Certificazioni e abilitazioni professionali.
- Documenti societari e commerciali;
- Buste paga;
- Estratti conto;
- Altra documentazione privata, naturalmente quando l’ente che dovrà riceverla ammetta questa forma di certificazione.
Ed è proprio quest’ultima precisazione a essere importante.
Non è la tipologia del documento, da sola, a determinare quale procedura occorra. Lo stesso diploma potrebbe essere accettato con una traduzione certificata da un’università e richiedere formalità differenti nell’ambito di un’altra procedura amministrativa.
Come funziona nei Paesi anglofoni
Il concetto di certified translation è particolarmente diffuso nei Paesi anglofoni, ma sarebbe sbagliato pensare che esista un’unica procedura internazionale.
Regno Unito, Stati Uniti, Canada e Australia adottano sistemi e requisiti che possono essere differenti. Persino all’interno dello stesso Paese possono cambiare le richieste delle singole autorità.
Il Canada è un esempio interessante. In determinate procedure di immigrazione, le autorità distinguono fra traduzioni realizzate da traduttori certificati secondo i criteri riconosciuti e traduzioni eseguite da altri professionisti, per le quali possono essere richieste ulteriori dichiarazioni.
La domanda corretta, quindi, non è semplicemente «in quale Paese devo presentare il documento?», ma «a quale ente e per quale procedura devo presentarlo?».
La traduzione certificata in formato digitale
La progressiva digitalizzazione delle procedure amministrative ha reso sempre più frequente la trasmissione elettronica della documentazione.
Quando l’ente destinatario lo consente, traduzione e relativa certificazione possono essere predisposte e trasmesse in formato digitale. L’accettazione del PDF, della firma elettronica o di altre modalità di autenticazione deve però essere controllata preventivamente.
Anche in questo caso non bisogna confondere comodità tecnica e validità documentale. Il fatto che sia possibile produrre un PDF firmato digitalmente non significa automaticamente che qualsiasi amministrazione sia tenuta ad accettarlo.
Cosa verificare prima di richiedere la traduzione
Il primo passo è recuperare le istruzioni dell’ente destinatario e controllare quale formulazione venga utilizzata.
Espressioni come certified translation, official translation, certified translator o affidavit possono indicare requisiti specifici e non dovrebbero essere interpretate liberamente.
Occorre inoltre accertare se siano richieste particolari qualifiche del traduttore, una determinata formula di certificazione, documenti cartacei oppure digitali e l’eventuale presentazione dell’originale insieme alla traduzione.
Può sembrare una precauzione eccessiva, ma è esattamente il contrario. Un controllo effettuato prima di iniziare evita di dover tradurre, certificare o presentare nuovamente lo stesso documento.
1
Identificare con precisione l’ente destinatario
Non basta sapere in quale Paese verrà utilizzato il documento. Un’università, un’autorità pubblica, un organismo professionale e un’azienda privata possono prevedere requisiti differenti.
2
Controllare il tipo di traduzione richiesta
È importante leggere la terminologia utilizzata nelle istruzioni dell’ente, prestando particolare attenzione a espressioni come certified translation, official translation, certified translator o affidavit.
3
Verificare cosa deve contenere la certificazione
Firma, data, recapiti, dichiarazione di accuratezza, qualifiche professionali ed eventuale timbro possono essere espressamente richiesti.
4
Fornire documenti completi e leggibili
Il traduttore deve poter leggere correttamente tutto ciò che compare sull’originale, comprese annotazioni, timbri, firme, numerazioni e altre indicazioni rilevanti.
5
Stabilire quali documenti debbano essere tradotti
Nel caso di fascicoli accademici, professionali o amministrativi è opportuno accertare se debba essere tradotta l’intera documentazione oppure soltanto una parte.
6
Controllare il formato accettato
Bisogna sapere se l’ente accetta documenti digitali in PDF oppure richiede copie cartacee o specifiche modalità di trasmissione.
7
Verificare i requisiti professionali del traduttore
Alcune istituzioni richiedono qualifiche, iscrizioni, accreditamenti o altre caratteristiche professionali specifiche.
8
Chiedere chiarimenti all’ente in caso di dubbi
Se le istruzioni sono ambigue, è preferibile ottenere una conferma direttamente dal destinatario prima di commissionare la traduzione.
Una buona traduzione certificata deve rispondere a due esigenze contemporaneamente: riprodurre con precisione il documento originale e rispettare i requisiti dell’istituzione che dovrà utilizzarla.
Non si tratta soltanto di tradurre da una lingua all’altra. Occorre comprendere la destinazione del documento, verificare le formalità richieste e predisporre traduzione e certificazione di conseguenza.
È dall’unione di competenza linguistica, precisione terminologica e corretta gestione documentale che nasce una traduzione certificata realmente pronta per essere presentata.
