Dal primo invio del documento alla consegna, ecco come si svolge concretamente una pratica di traduzione, asseverazione, Apostille o legalizzazione.
Quando si deve tradurre un documento ufficiale, la prima domanda è quasi sempre la stessa: da dove cominciare?
In concreto, si comincia inviandomi il documento da tradurre e spiegando dove dovrà essere utilizzato. Sono queste due informazioni a permettere di capire quale percorso seguire.
Un certificato di nascita destinato a un’autorità italiana, un titolo di studio da presentare all’estero o un atto societario richiesto da un ente straniero possono richiedere procedure differenti. Non basta, quindi, tradurre correttamente il testo. Occorre stabilire se serva una traduzione semplice, una traduzione certificata, una traduzione giurata o asseverata e, quando necessario, se debbano seguire Apostille o legalizzazione. Vediamo allora il percorso, passo dopo passo.
Il cliente mi invia il documento
Per richiedere una prima valutazione non è normalmente necessario consegnare subito l’originale cartaceo.
È sufficiente inviare una scansione nitida o una fotografia completa e perfettamente leggibile. Il documento deve consentire di verificare non soltanto il testo, ma anche eventuali timbri, annotazioni, firme e altri elementi presenti nell’atto.
Insieme al file è importante indicare:
- la lingua nella quale deve essere effettuata la traduzione;
- il Paese nel quale il documento sarà utilizzato;
- l’ente o l’autorità alla quale dovrà essere presentato;
- la finalità della pratica;
- l’eventuale scadenza temporale.
L’originale, una copia conforme o altra documentazione cartacea potranno essere richiesti successivamente, se necessari per la procedura.
Individuare la procedura necessaria
Ricevuto il documento, il passaggio successivo consiste nel capire che cosa debba essere effettivamente consegnato all’ente destinatario.
È un controllo fondamentale.
Se, ad esempio, viene richiesta una traduzione asseverata, predisporre una semplice traduzione non risolve la necessità del cliente. Allo stesso modo, quando il documento deve essere utilizzato all’estero, occorre verificare se alla traduzione debbano seguire ulteriori formalità.
Per questo è sempre opportuno conoscere le richieste dell’autorità destinataria prima di iniziare il lavoro. Tradurre correttamente il documento sbagliato, oppure completare una procedura diversa da quella richiesta, significa rischiare di dover ricominciare tutto da capo.
Vengono definiti preventivo e tempi
Una volta chiarito il percorso, è possibile formulare il preventivo.
Il costo non dipende semplicemente dal numero delle pagine. Vengono considerate la quantità effettiva di testo, la combinazione linguistica, la complessità dei termini, la tipologia del documento, l’eventuale urgenza e gli adempimenti richiesti.
Una pagina di un certificato anagrafico e una pagina di un contratto societario possono avere dimensioni simili, ma richiedere un lavoro molto diverso.
In alcuni ambiti il calcolo viene effettuato per parola o per carattere, mentre in quello giuridico ed editoriale viene utilizzata anche la tradizionale cartella. Nel caso delle traduzioni asseverate devono inoltre essere considerati gli eventuali oneri fiscali e procedurali.
Il preventivo permette quindi di sapere, prima di conferire l’incarico, quale lavorazione verrà effettuata e quali passaggi saranno necessari.
Il documento viene tradotto e controllato
Accettato l’incarico, inizia la traduzione.
Ed è qui che la specializzazione diventa determinante. Conoscere molto bene due lingue non significa poter tradurre con la stessa competenza una sentenza, un referto medico, uno statuto societario o un certificato universitario.
La traduzione professionale richiede conoscenza della terminologia e del contesto nel quale quella terminologia assume il proprio significato, soprattutto nei documenti giuridici e amministrativi.
Terminata la traduzione, il testo viene controllato confrontandolo con il documento di partenza. Si verificano terminologia, nomi, date, numeri, riferimenti e completezza del contenuto. Quando necessario viene controllata anche l’impaginazione.
È un passaggio tutt’altro che formale. Un errore nella trascrizione di un nome, di una data o di un numero di protocollo può creare problemi concreti quando il documento viene presentato.
Se richiesta, si procede con l’asseverazione
Quando l’ente destinatario richiede una traduzione giurata/asseverata, dopo la traduzione si passa alla procedura di asseverazione.
Il fascicolo viene normalmente predisposto riunendo, secondo un ordine preciso:
- il documento nella lingua originale;
- la traduzione;
- il verbale di giuramento.
Il traduttore presta quindi giuramento davanti al pubblico ufficiale competente, assumendosi la responsabilità della traduzione.
Le modalità operative possono variare tra i diversi uffici giudiziari. Prima di predisporre il fascicolo è pertanto necessario verificare le disposizioni del Tribunale presso il quale verrà effettuata l’asseverazione.
Lo stesso principio vale per l’imposta di bollo, normalmente dovuta salvo i casi di esenzione previsti. L’iscrizione del traduttore all’Albo dei Consulenti Tecnici d’Ufficio non costituisce, in via generale, un requisito indispensabile per ogni asseverazione stragiudiziale. Anche su questo punto occorre verificare le disposizioni dell’ufficio competente.
Per l’estero si verifica se occorre un ulteriore passaggio
Se il documento deve essere utilizzato fuori dall’Italia, la pratica può proseguire.
Per gli Stati nei quali trova applicazione la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 può essere necessaria l’Apostille, che semplifica la circolazione internazionale degli atti pubblici tra i Paesi interessati.
È importante non confonderne la funzione. L’Apostille non certifica che la traduzione sia linguisticamente corretta. Attesta l’autenticità della firma pubblica, la qualità nella quale ha agito il firmatario e, quando previsto, l’identità del sigillo o del timbro.
Quando invece la procedura dell’Apostille non è applicabile, può rendersi necessaria la legalizzazione, eventualmente accompagnata da ulteriori passaggi presso le rappresentanze diplomatiche o consolari. Ecco perché il Paese di destinazione deve essere conosciuto fin dal primo contatto, non quando la traduzione è già terminata.
Il documento viene consegnato
Completati i passaggi richiesti, si arriva alla consegna.
Una traduzione semplice può normalmente essere trasmessa in formato digitale. Per una pratica asseverata, legalizzata o apostillata può invece essere necessario consegnare o spedire il fascicolo originale cartaceo completo delle formalità previste.
Anche i tempi complessivi dipendono dal percorso effettuato.
Se il lavoro richiede esclusivamente traduzione e controllo, la gestione è essenzialmente linguistica. Se invece intervengono Tribunali, Procure, Prefetture o rappresentanze consolari, ai tempi della traduzione devono essere aggiunti quelli necessari agli adempimenti presso gli uffici interessati.
Il percorso, in definitiva, è lineare: invio del documento, verifica della procedura, preventivo, traduzione, controllo, eventuale asseverazione, eventuale Apostille o legalizzazione e consegna.
La parte importante è stabilire correttamente questo percorso prima di cominciare.
Domande frequenti sui servizi di traduzione
Che cosa devo inviare per richiedere un preventivo?
Normalmente è sufficiente una scansione leggibile o una fotografia completa del documento. È utile indicare anche lingua richiesta, Paese di destinazione, ente destinatario, finalità della pratica ed eventuale scadenza.
Devo consegnare subito il documento originale?
No. Per la prima valutazione è generalmente sufficiente una copia digitale leggibile. L’originale, una copia conforme o altra documentazione cartacea potranno essere richiesti successivamente se necessari per completare la procedura.
Come faccio a sapere quale traduzione mi serve?
Occorre partire dalla richiesta dell’ente destinatario. A seconda della pratica può essere sufficiente una traduzione semplice, oppure può essere richiesta una traduzione certificata o asseverata. Per i documenti destinati all’estero possono aggiungersi Apostille o legalizzazione.
Traduzione certificata e traduzione giurata sono la stessa cosa?
No. La traduzione certificata è generalmente accompagnata da una dichiarazione di accuratezza o conformità. La traduzione giurata o asseverata comporta invece il giuramento del traduttore davanti al pubblico ufficiale competente.
Che cosa ricevo con una traduzione asseverata?
La pratica viene normalmente predisposta come un fascicolo composto dal documento nella lingua originale, dalla relativa traduzione e dal verbale di giuramento. La composizione concreta deve rispettare le disposizioni dell’ufficio giudiziario competente.
Il traduttore deve essere necessariamente iscritto all’Albo CTU?
Non necessariamente. L’iscrizione all’Albo dei Consulenti Tecnici d’Ufficio non costituisce, in via generale, un requisito indispensabile per ogni asseverazione stragiudiziale. Devono comunque essere verificate le disposizioni dell’ufficio presso il quale viene svolta la procedura.
Una traduzione asseverata è automaticamente valida all’estero?
Non necessariamente. Il Paese e l’ente destinatario possono richiedere ulteriori formalità. In alcuni casi occorre l’Apostille, in altri può essere necessaria la legalizzazione.
L’Apostille certifica che la traduzione è corretta?
No. L’Apostille non certifica la qualità linguistica della traduzione. Riguarda l’autenticità della firma pubblica, la qualità nella quale ha agito il firmatario e, quando previsto, l’identità del sigillo o del timbro.
Posso ricevere tutto tramite email?
Dipende dal servizio richiesto. Una traduzione semplice può normalmente essere consegnata digitalmente. Se la pratica richiede un fascicolo asseverato, legalizzato o apostillato, può essere necessario disporre dell’originale cartaceo completo delle formalità previste.
Quanto tempo occorre?
Dipende dal documento e dalla procedura. Quantità di testo, combinazione linguistica e complessità incidono sui tempi della traduzione. Quando sono necessari ulteriori passaggi presso uffici pubblici o rappresentanze consolari, devono essere considerati anche i relativi tempi procedurali.
